6 passos para o planejamento financeiro de sua organização

Para obter sucesso na gestão financeira, é imprescindível o apoio de um orçamento anual que compreenda receitas, custos operacionais, investimentos, fluxo de caixa e captação de recursos financeiros

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Novembro de 2015 Edição do Mês

Keila Marques, com a colaboração de Fernando Motta, para a edição de dezembro da Panorama Hospitalar


 

Começar a planejar o orçamento financeiro do próximo ano significa parar, literalmente, o que quer que você esteja fazendo e dirigir o foco para as previsões orçamentárias. Logo, se identifica onde os custos podem ser reduzidos e quais receitas têm condições de aumentar. Além de fechar as contas, é preciso conseguir os recursos tão necessários para o investimento em equipamentos e na infraestrutura do hospital.

Para tanto, o ideal é utilizar um sistema que mostre todos os dados referentes à sua empresa de maneira prática e ágil. Existem os softwares ERP (Enterprise Resource Planning ou, em português, Sistemas Integrados de Gestão Empresarial) e os BI (Business Intelligence, ou, traduzido como Inteligência de Negócios). Essas soluções dão suporte ao planejamento financeiro ao facilitarem o levantamento de dados e permitirem que você faça simulações. Também existem softwares criados exclusivamente para a avaliação de negócios e análise de investimentos. Mas, de que adianta ter todos esses sistemas, se o passo a passo do planejamento financeiro ainda não está claro para você? Conversamos com especialistas e, com as orientações deles, definimos os seis passos fundamentais de um bom planejamento financeiro.

1 - Levantamento: O primeiro passo é levantar dados e fatos para, a partir disso, avaliar o desempenho da instituição durante o ano. Isso inclui analisar linhas de produtos (cirurgia, hemodiálise, UTI, área de imagem, internações), preços médios e margens. “Você tem de saber o que aconteceu durante o ano e por que aconteceu”, afirma Fernando Motta, diretor da SI Consultoria e da DahMotta TI. Além disso, recomenda-se estudar o mercado que a instituição atua e sua perspectiva para o ano seguinte.

2 - Orçamento de receita operacional: O segundo passo é projetar a expectativa de produção (física) e de preços que serão praticados no próximo ano. Isso deve ser feito para cada linha de produtos ou de serviços. A receita é o resultado da multiplicação do volume físico destes produtos e serviços por seu preço médio previsto. “Com isso, você terá o orçamento de receitas ou de faturamentol”, orienta Fernando Motta, diretor da SI Consultoria e da Dah-Motta TI. O que é muito importante entender nessa etapa, é a necessidade de alinhar essa previsão ao que efetivamente a empresa consegue entregar e a demanda do mercado. Segundo o professor Dr. Marcelo Caldeira Pedroso, coordenador do Núcleo de Estudos Estratégicos no Setor de Saúde da FEA-USP, “o ideal é fazer a previsão da receita, ou do orçamento a ser recebido, e verificar se existe uma aderência ao case mix da instituição, ou seja, o perfil da demanda do hospital”, orienta o professor.

3 - Orçamento de custeio: O terceiro passo é fazer a projeção das despesas operacionais que irão suportar o volume de serviços e produtos previstos. O custo precisa estar coerente com a estrutura física e de pessoas que você precisa para realizar o volume de atendimento projetado em cada linha de produto. Isso inclui projetar os dissídios e os impactos na folha, os benefícios aos funcionários, além de outros desembolsos, com materiais e medicamentos. “Trace o orçamento mais próximo do que você imagina que vai acontecer”, disse Motta. A apuração de custos significa avaliar “custos reais x planejados”. Algumas especialidades demandam mais despesas com insumos, outras, com medicamentos. Portanto, traçar o perfil de cada uma delas também contribui para a previsibilidade de custos. “Tudo o que acontece dentro da instituição gera custos e um sistema pode te ajudar a controlar isso”, sugere o consultor Eduardo Regonha.

4 - Orçamento de Investimentos: “É aqui que começam os problemas”, alerta o consultor Fernando Motta. Normalmente, essa é uma verba sem muita discriminação, porque muitas empresas não fazem projetos nem planejamento de investimentos. Elas simplesmente têm uma verba para ser utilizada ao longo do ano. Para Motta, “o ideal é estudar vários projetos de investimentos e escolher os mais alinhados ao planejamento estratégico da organização e com perspectiva de retorno maior”. Não é raro organizações que desejam criar novos produtos e serviços esquecerem que devem manter em boas condições aqueles setores que são fonte segura de resultado e onde sua marca já está consolidada. Fernando Motta cita um grande hospital que desejava se fortalecer em áreas de maior complexidade como Cardiologia e Oncologia e tinha ações previstas, em seu plano de investimentos, com esse objetivo. No entanto, naquele hospital, a maternidade era referência em toda a região e fonte segura de bons resultados. Naquele hospital, havia até fila de espera – contrariando a queda da taxa de natalidade no País. Neste caso, a direção deve prever investimentos que, sem aumentar a capacidade da maternidade, mantenham-na como a melhor equipada e o com melhor desempenho dentre suas concorrentes.

5 - Fluxo de caixa: “O caixa é o rei”, já dizia o ditado. O quinto passo é fazer o fluxo de caixa com base nos últimos três orçamentos citados anteriormente. No fluxo devem ser incluídas outras rubricas que não constam nos orçamentos, como o pagamento de tributos e de empréstimos já contratados. Um bom planejamento financeiro tem um fluxo de caixa de longo prazo, normalmente em base mensal. Simplesmente, porque este modelo é coerente com a estrutura de receita, custeio e investimentos. Se depois de responder as perguntas “terei caixa para honrar todos os compromissos?” e “terei caixa para fazer investimentos?”, a conta fechar, então está tudo certo. Do contrário, você terá que pedir recursos. Então vá para o próximo tópico. 

6 - Financiamento: Se você chegou até aqui é por que precisa de financiamento. O sexto passo então é estudar as melhores alternativas para cobrir as necessidades de caixa já vislumbradas. Recomenda-se que, sempre que possível, o financiamento seja obtido para os investimentos do hospital, e não para o capital de giro. Em geral, recursos para investimentos fixos (obras, equipamentos, móveis, informática) costumam ter prazos maiores e taxas de juros menores que os recursos para cobrir necessidades de capital de giro. O consultor Fernando Motta explica por quê. “O fluxo de caixa, considerando o orçamento de investimento te dá a antecipação da necessidade e permite estruturar o financiamento para essa necessidade.” Lembre-se: Planeje-se com antecedência para fazer um financiamento com crédito a longo prazo e taxa de juros adequada.

Planejamento estratégico: Deve ser feito antes das ações do financeiro, e, sempre, baseado em fatos e dados reais. Apesar de sua importância para as instituições de saúde, poucas o fazem. Os cortes de custos, por exemplo, teoricamente estão incluídos nesse plano. Pois, no orçamento de cada especialidade do hospital, é possível verificar aquela que é menos estratégica. Por isso, nos últimos anos, muitos hospitais estão investindo em tecnologias e serviços para as áreas de Oncologia e Cardiologia e abrindo mão da Maternidade. “Nem todos ficam satisfeitos, mas para fazer um bom planejamento financeiro você precisa tomar decisões alinhadas ao plano estratégico da organização”, afirma o professor Pedroso. Neste projeto, também é fundamental avaliar o cenário político e econômico do País, as novas tecnologias disponíveis no mercado e as movimentações na Saúde Suplementar.estrutura de receita, custeio e investimentos. Se depois de responder as perguntas “terei caixa para honrar todos os compromissos?” e “terei caixa para fazer investimentos?”, a conta fechar, então está tudo certo. Do contrário, você terá que pedir recursos. Então vá para o próximo tópico.

 

 

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